Antes, los eventos virtuales se consideraban a menudo como un “plan alternativo” cuando un evento en vivo no podía realizarse.
El desarrollo de la tecnología y la evolución de los requisitos los han llevado a una categoría propia. Ahora sirven como una nueva herramienta en lugar de un sustituto de segunda clase, con algunas ventajas interesantes sobre los eventos en vivo.
He aquí algunas de las mejores razones para celebrar un evento virtual:
Presupuesto
Los gastos generales de un evento virtual son mucho menores.
Los anfitriones no necesitan cubrir el alquiler del lugar, los refrigerios, los materiales impresos, los permisos ni ninguno de los cientos de pequeños gastos que pueden incluir un presupuesto. La inversión en tiempo y mano de obra también es menor.
Esto hace posible celebrar eventos virtuales con menos interrupciones en la agenda existente.
Por ejemplo:
· Conciertos acústicos transmitidos desde la casa de un músico
- Capacitación virtual en el extranjero
- Sesiones de concienciación sanitaria durante una pandemia
Calidad
En algunos casos, un evento virtual puede ser mejor que un evento en vivo sobre el mismo tema.
Todo el presupuesto se destina a aspectos que repercuten directamente en la experiencia del público, como la mejora de los efectos visuales y la calidad del vídeo y el sonido.
La verdadera diferencia se aprecia en los elementos visuales, que son más fáciles de obtener digitalmente. Al no haber restricciones de impresión o estructurales, los anfitriones pueden crear materiales ricos que capten y mantengan la atención de su público.
Además, los materiales digitales permiten un mayor margen de mejora y perfeccionamiento.
Los organizadores de eventos pueden actualizar sus materiales el mismo día del evento si es necesario. Presentar la información más actual posible es una gran ventaja para los eventos empresariales y de capacitación.
Accesibilidad y alcance
No es necesario viajar para los eventos virtuales. Los espectadores pueden participar desde cualquier lugar con conexión a Internet. Pueden ver los vídeos en vivo o consultarlos más tarde y seguir participando en los debates.
Esa desconexión de un lugar concreto hace que este tipo de eventos tenga un gran alcance mundial.
Los anfitriones pueden conectar fácilmente con el público de otras zonas horarias, con material ofrecido en varios idiomas si es necesario.
Los eventos virtuales son más accesibles para los asistentes con discapacidades, y no sólo en aspectos relacionadas con la movilidad.
Los subtítulos y el proceso de preguntas a través del chat eliminan las barreras para las personas con discapacidades visuales o auditivas, poniéndolas en igualdad de condiciones con los demás espectadores.
Interacción:
De una manera extraña, hay más opciones para la interacción integral del público con un evento virtual.
En una sala de reuniones, sólo hay un número determinado de personas que pueden hablar a la vez y ser entendidas.
Las producciones online ofrecen herramientas como:
· Encuestas en vivo con resultados cambiantes mostrados en un gráfico superpuesto
- Incorporación de preguntas del chat de forma continua
- Ajustes de una presentación en función de la reacción del público (alargando un tema que está dando que hablar o acortando uno que no está dando que hablar)
La interacción tampoco se detiene cuando termina el evento. Mientras el contenido permanezca online, los espectadores pueden seguir hablando y compartiéndolo.
Métrica
Los anfitriones tienen un conocimiento más profundo de los resultados de los eventos virtuales.
Al hacer un seguimiento de la interacción, saben cuántas personas vieron el evento, cuánto tiempo permanecieron los espectadores, el porcentaje del público que interactuó en vivo o después del evento, qué secciones generaron más “me gusta” y “veces compartidas”, y mucho más.
Estos datos se traducen en conocimientos específicos para mejorar el siguiente evento.
Existen muchas razones para organizar un evento virtual.
Tal vez no se disponga de un gran presupuesto para eventos. Puede que los empleados estén demasiado alejados como para que resulte práctico celebrar una reunión en toda la empresa. Tal vez una crisis de salud pública haya limitado los viajes o las grandes reuniones.
Sea cual sea el motivo, es importante dejar de pensar que las reuniones virtuales son un plan de reserva.
Son una herramienta poderosa y atractiva con un conjunto de ventajas que difícilmente podrían igualar los eventos en vivo.
¿Aún no estás convencido? Déjanos demostrar su importancia. Podemos llevarte entre bastidores a algunos de nuestros eventos virtuales anteriores para mostrarte cómo esos anfitriones aprovecharon la tecnología para ahorrar tiempo y dinero sin sacrificar la interacción.
