Puede que los desafortunados acontecimientos mundiales hayan llevado a los líderes a explorar nuevas formas de hacer negocios a distancia, pero esa innovación está dando sus frutos. Los mayores beneficios los están obteniendo aquellos que han optado por las conferencias y los eventos virtuales. De hecho, el 94% de los usuarios afirman haber aumentado su productividad al utilizar las videoconferencias.
Sin embargo, para obtener esa ganancia de productividad, el evento tiene que desarrollarse sin problemas. Lee este resumen para descubrir cómo hacer que tu próxima conferencia virtual sea un éxito rotundo.
Obtén apoyo para un evento virtual
El apoyo interno es absolutamente necesario para que los eventos en vivo tengan éxito. Mucho antes del evento, realice una formación interna sobre las ventajas de las conferencias virtuales frente a los eventos presenciales. Algunos puntos de discusión podrían ser:
- Menor costo, ya que al ser virtuales se reducen los gastos de viaje y del local.
- Alcance más amplio, sólo limitado por la disponibilidad de Internet
- Reducción ecológica de las emisiones de carbono y de los residuos de papel
- Nuevas fuentes de ingresos para los eventos de pago, como los ingresos por publicidad
- Interacción duradera a través de las repeticiones de vídeo
Contar con el equipo es el primer paso hacia un evento sólido.
Piensa estratégicamente
Establece un objetivo claro. Ten en cuenta:
¿Cuál es el objetivo principal de este evento?
- ¿Qué debe lograr?
- ¿Cómo se medirá el éxito?
A continuación, decide cómo pagar el evento. Los patrocinios y las asociaciones son opciones populares para los eventos de pago, al igual que las cuotas de entrada (una modalidad de “pago por visión”). Cuando eso no funciona, la publicidad puede crear una fuente de ingresos duradera. Utiliza este plan para elaborar un presupuesto para el evento virtual.
Investiga el público objetivo. Hazte preguntas como:
- ¿A quién va dirigido?
- ¿Qué desean?
- ¿Qué no desean?
- ¿Cuál es la mejor plataforma para llegar a ese público?
El público debe tenerse en cuenta en todas las fases de la planificación de contenidos. Al fin y al cabo, es tan simple que los espectadores abandonen un evento virtual como que se unan a él.
El tiempo es un factor importante. El evento debe ser lo suficientemente largo como para lograr sus objetivos sin obligar a los asistentes a estar sentados frente a la computadora todo el día. Incorpora los “intervalos” con la misma frecuencia que lo haría normalmente en los eventos “presenciales”. Además, busca otros eventos en el mismo espacio (teniendo en cuenta tanto el público como la hora) que puedan suponer un conflicto.
Fomenta el entusiasmo del público con antelación
Un evento virtual no debe ser una sorpresa. Los “eventos flash” pueden ser rentables cuando ya hay un público atento, pero son demasiado arriesgados para la mayoría de los anfitriones.
El marketing multiplataforma es la clave. Encuentra a tu público a través de las redes sociales, los anuncios emergentes y las listas de correo electrónico o de texto.
Es una buena idea ofrecer incentivos para asistir a una conferencia virtual en vivo. Las visualizaciones grabadas son buenas, pero la interacción en vivo es mejor. Ofrece al público una razón para querer sintonizarla:
- Interacción en vivo con las figuras clave
- Sorteos de premios
- Contenidos exclusivos que no estarán disponibles más tarde
- Adelantos y nuevos anuncios
Recuerda no ocultar la entrada. Cuando hagas la publicidad, pon el mayor atractivo en los gráficos primarios. Utiliza gráficos secundarios para ayudar a los oradores a promocionar el evento entre su propio público.
Aprovecha los puntos fuertes de un evento virtual
Los eventos virtuales no son sólo un plan alternativo. Tienen claras ventajas tecnológicas sobre los eventos presenciales. Aprovecha esa tecnología para lograr un mayor impacto.
- Utiliza tablas y gráficos dinámicos en lugar de pantallas está
- Gamifica el evento. Un rastreador de desafíos interactivo permite al público seguir su propio progreso y compararlo con el de los demá
- Organiza encuestas en vivo y un chat en directo para mantener la participación del pú
Basándote en este último punto, fomenta la participación y la interacción del público siempre que sea posible. Participar crea una sensación de inmediatez, ayuda a mantener el interés del espectador y mejora la retención de conocimientos cuando ese es el objetivo.
Como en cualquier evento, las conferencias virtuales deben tener “folletos” en forma de recursos descargables. Pueden ser recursos de vídeo o PDF. También es un buen lugar para reagrupar los contenidos existentes para el nuevo público.
Planifica con antelación para evitar problemas tecnológicos
La tecnología es mucho más confiable que antes, pero no es perfecta. La señal pueden ser un problema y, a diferencia de los eventos presenciales, no hay opción de evitar las fallas tecnológicos. Toma medidas para evitar los problemas tecnológicos básicos.
Aloja a todos los participantes y contenidos en redes de Internet confiables siempre que sea posible.
- Actualiza con antelación todas las computadoras y programas conectados.
- Utiliza una grabación redundante en caso de problemas inesperados.
Realiza un ensayo técnico con la suficiente antelación para solucionar los problemas detectados. Verifica los micrófonos, las conexiones a Internet, los auriculares, el software de visualización, la grabación, la reproducción, las funciones de chat, las descargas y cualquier otro elemento que pueda ser relevante. Cuenta con hardware de reserva ese día por si acaso.
Crea y distribuye un plan para casos de emergencia, para que todos sepan qué hacer. ¿Quién tomará el relevo si un participante principal abandona el evento inesperadamente? ¿Qué harán?
Considera seriamente la posibilidad de utilizar un proveedor de streaming en lugar de una plataforma pública. Contar con un equipo de respuesta rápida ayuda a superar las desagradables sorpresas tecnológicas.
Aprende de cada evento virtual
El trabajo de un planificador no termina cuando termina el evento. Aprovecha cada evento para que el siguiente sea de mayor éxito.
- Haz un seguimiento de la participació
- ¿Cuántas personas se conectaron?
- ¿Quiénes participaron activamente en lugar de limitarse a observar?
- ¿Cuánto tiempo permanecieron las personas?
- ¿En qué momento hubo más veces compartidas en las redes sociales? ¿Antes, durante o después del evento?
- Envía encuestas después del evento. Pregunta a los asistentes si volverían a asistir a un evento similar y por qué.
Incorpora todos estos comentarios en el siguiente ciclo de planificación del próximo evento. La experiencia es el mejor profesor, así que acostúmbrate a impulsar las ideas allí donde sean más útiles.
¿Buscas un poco más de orientación para tu próximo evento o conferencia virtual? Nosotros te ayudamos. Ponte en contacto con uno de los expertos en eventos virtuales de FanHero hoy mismo.
